Цифровізація юридичного діловодства: виклики електронного документообігу та захисту даних

Abstract

У статті здійснено комплексний аналіз процесу цифровізації юридичного діловодства в Україні, розглянуто правові, технічні та організаційні аспекти впровадження електронного документообігу. Визначено, що перехід на електронний формат документообігу є частиною національної стратегії з подолання бюрократичних бар’єрів, зменшення корупційних ризиків і підвищення ефективності управління. Особлива увага приділяється правовому статусу електронного документа та ролі кваліфікованого електронного підпису (КЕП), який надає документу повну юридичну силу. На підставі аналізу судової практики доведено, що використання простого чи удосконаленого електронного підпису (УЕП, ПЕП) може створювати додаткові правові ризики. Розглянуто проблему довгострокового зберігання електронних документів та необхідність використання спеціалізованих архівних рішень, що відповідають ДСТУ та забезпечують збереження міток часу й сертифікатів підпису. Висвітлено питання кібербезпеки, включно з необхідністю впровадження сучасних криптографічних протоколів, двофакторної аутентифікації, VPN-з’єднань, внутрішніх регламентів доступу та регулярних аудитів. З огляду на євроінтеграційний курс України, акцентовано увагу на гармонізації національного законодавства з регламентом eIDAS ЄС, що забезпечить взаємне визнання електронних підписів та сприятиме міжнародній співпраці. Окремо розглянуто людський фактор як вагомий бар’єр цифровізації: психологічний опір, відсутність довіри та недостатній рівень цифрової грамотності. Запропоновано необхідність комплексного підходу, що включає не лише технічні інновації, але й освітні програми, правові зміни та організаційні заходи. Результати дослідження можуть бути використані органами державної влади, юридичними департаментами підприємств, адвокатськими об’єднаннями та ІТ-компаніями, що спеціалізуються на розробці рішень для електронного документообігу.